Het SharePoint-platform beidt een grote verscheidenheid van functionaliteiten en mogelijkheden rondom het opslaan, toegankelijk maken en beheren van informatie. Een veel gebruikte is het delen van documenten binnen een team of afdeling met behulp van een documentbibliotheek.
Daar waar vroeger een map op de netwerkschijf gebruikt werd, kan tegenwoordig in twee-drie muisklikken een SharePoint teamsite gecreëerd worden waar iedereen bij kan en waar documenten in een documentbibliotheek centraal kunnen worden opgeslagen. Maar met deze nieuwe mogelijkheden zie je in veel organisaties niet de manier van gebruik veranderen. Binnen de nieuwe documentbibliotheek verschijnen al snel de ‘ouderwetse’ mappen om documenten ‘logisch’ te ordenen. Logisch zet ik hier bewust tussen aanhalingstekens omdat in de meeste gevallen deze logica berust op de wereld van vandaag en vaak ook heel persoonsgeboden is.
De folderstructuur die wordt gecreëerd resulteert snel weer in de ‘chaos’ van de oude netwerkschijf, met alle gevolgen van dien: het overzicht raakt zoek, dubbele opslag en verschillende versies. Kortom: verschillende versies van de waarheid – waar we juist zo naar op zoek waren!
Het nieuwe gereedschap wordt kennelijke op een verouderde manier gebruikt. Maar hoe moet het dan wel?
De kracht van Metadata
Eén van de verschillen van een SharePoint documentbibliotheek ten opzichte van de netwerkschijf is de mogelijkheid om beschrijvende metadata, zoals titel, auteur, datum, e.d. toe te kennen. De standaard set van metadata (in SharePoint termen kolom genaamd), kan worden uitgebreid met een eigen verzameling van metadata.
Het gebruik van metadata heeft een aantal belangrijke voordelen ten opzichte van traditionele folders:
- Op metadata kan gericht gezocht worden (‘Eric Dubbelaar’ als auteur);
- Op basis van metadata kunnen documenten geordend worden (groeperen, filteren en/of sorteren) die vandaag, maar ook morgen betekenisvol is;
- Metadata kan gebruikt worden om een zoekresultaat verder te ‘trechteren’;
- Metadata biedt nieuwe inzichten via handige hulpmiddelen zoals het tellen van documenten, optellen van velden of het presenteren van item in een Gantt-weergave.
Dus:
| In plaats van |
Gebruik |
| Een folder voor elk project |
Een kolom ‘Projectnaam’ |
| Een folder voor iedere type document |
Een kolom ‘Documentsoort’ op basis van een keuzelijst |
| Een folder voor iedere medewerker |
Niets, SharePoint houdt standaard bij wie het document heef gemaakt (kolom Gemaakt door) en wie het heeft gewijzigd (kolom Gewijzigd door). |
| Een folder voor ieder product |
Een kolom ‘Productnaam’ met een verwijzing naar een lijst met productinformatie. |
| Een folder voor ieder jaar |
Een kolom ‘Jaar’ die automatisch wordt ingevuld op basis van de kolom ‘Gemaakt op’ welke door SharePoint wordt bijgehouden. |
Door de documenten te ordenen op basis van metadata blijft het overzicht behouden en voorkom je dat gebruikers door een enorme diepe folderstructuur moet navigeren alvorens de documenten te vinden.
Het nut van folders
Toch kunnen folders in bepaalde gevallen wel erg handig zijn. Met name wanneer er bepaalde documenten niet voor iedereen toegankelijk mogen zijn. Om niet op ieder document afzonderlijk rechten te hoeven zetten, kun je er voor kiezen deze documenten als set in een folder te plaatsen met afwijkende toegangsrechten.
Daarnaast kunnen folders op het gebied van performance optimalisatie nuttig zijn wanneer grote hoeveelheden (duizenden) documenten in één bibliotheek zijn opgeslagen.
Best of Both Worlds: Metadata op Folders
Een combinatie van beide kan ook erg interessant zijn… Denk eens aan een projectdossier. We maken een folder aan in een bibliotheek met beschrijvende metadata over het project:
Aan de documenten die we in deze folder plaatsen, kennen we document-specifieke kenmerken toe:
Door te zoeken op kenmerken van het project (bijv. projectnummer) vinden we het gehele projectdossier:
En via de document-specifieke kenmerken (bijv. fase) de documenten vinden we het project initiatie document:
Hoewel in bovenstaande scenario de algemene project-metadata niet ‘fysiek’ aan de documenten worden gekoppeld1, kan dit wel een hele nuttige ‘best of both worlds’ benadering zijn. Gebruikers hoeven namelijk niet voor ieder document dezelfde algemene project-metadata in te vullen, maar kunnen de documenten er toch mee vinden.
Note: Standaard voorziet SharePoint niet in het automatisch overerven van de metadata van een folder naar een document, maar dat kan via een maatwerk aanpassing gemaakt worden.
Conclusie
Bovenstaande samengevat in een aantal uitgangspunten:
- Gebruik metadata in plaats van folders om beschrijvende kenmerken en context aan documenten te geven;
- Gebruik metadata om gerichter te zoeken en voor meer relevantere zoekresultaten;
- Gebruik folders om afwijkende rechten te zetten in plaats beveiliging op item niveau;
- Gebruik folders om grote aantallen documenten op te delen ten behoeven van performance optimalisatie;
- En als laatste: overweeg ook een combinatie van beide: metadata op folders als ‘best of both worlds’ benadering!
Nog een tweetal nuttige blogs: Dynamic left navigation width for SharePoint en Adding Metadata to a Folder die je op weg kunnen helpen.
Groeten,
Eric