Ik kreeg laatst de vraag of het mogelijk is om met standaard functionaliteit van SharePoint 2007 en Office 2007 leaflets te generen, bijvoorbeeld voor brochures, klantreferenties of productinformatie. De mail merge functionaliteit van Word 2007, gecombineerd met een standaard SharePoint 2007 lijst maken dit mogelijk.
Situatie
De situatie is als volgt: op een SharePoint team site worden promotieacties bijgehouden in een standaard lijst. Deze lijst bestaat uit de volgende kolommen:
|
Veldnaam |
Type |
Omschrijving |
|
Title |
Single line of text |
Korte titel van de promotie |
|
Picture 1 |
Hyperlink or Picture |
URL naar een afbeelding in een SharePoint afbeeldingenbibliotheek |
|
Picture 2 |
Hyperlink or Picture |
URL naar een afbeelding in een SharePoint afbeeldingenbibliotheek |
|
Introduction |
Multiple lines of text |
Introductie tekst van +/- 20 woorden |
|
Closure |
Multiple lines of text |
Afsluitende tekst van +/- 50 woorden |
En ziet er als volgt uit:
Deze lijst vormt de bron van de leaflets. Iedere regel in de lijst is een aparte leaflet. Om deze lijst te kunnen gebruiken als bron voor een mail merge in Word 2007, moet de lijst geëxporteerd worden naar bijvoorbeeld een Excel Spreadsheet. Het is niet mogelijk om rechtstreeks vanuit Word 2007 data uit een SharePoint lijst halen.
Stap 1: Van SharePoint naar Excel
Via het menu ‘Actions’ kan de lijst naar Excel geëxporteerd worden. Eventueel kunnen de rijen eerst nog gefilterd worden om alleen een gedeelte van de lijst te exporteren.
Excel 2007 wordt geopend en de rijen worden geïmporteerd:
Deze Excel sheet kan nu lokaal worden opgeslagen en dient als bron voor de mail merge in Word.
Note:
Hoewel de rijen gekopieerd zijn naar Excel, bestaat er nog steeds een ‘verbinding’ met de SharePoint lijst. Deze verbinding gaat één kant op, van SharePoint naar Excel. Wijzigingen in de lijst kunnen alleen in SharePoint worden aangebracht. Via de knop ‘Refresh’ op het tabblad Data wordt opnieuw contact gezocht met de SharePoint lijst en worden de items ververst.
Stap 2: Leaflet voorbereiden
De leaflet wordt opgebouwd volgens een vast stramien. Dit stramien, inclusief de opmaak en positie van de teksten worden vastgelegd in een Word document:
Wanneer de opmaak van het leaflet gereed is, kan de mail merge gestart worden.
Stap 3: De mail merge uitvoeren
Via het tabblad Mailings wordt de mail merge wizard gestart. Kies voor de optie ‘Step by Step Mail Merge Wizard…’
Aan de rechterkant van het scherm verschijnt de wizard, die bestaat uit zes stappen:
Doorloop de stappen met de volgende gegevens:
- Step 1: Letters -> Next
- Step 2: Use the current document -> Next
- Step 3: Use an existing list -> Next
- Browse -> Navigeer nu naar de locatie waar de Excel sheet uit stap 1 staat.
Wanneer de lijst geopend wordt, verschijnen alle rijen uit de Excel Sheet. Dit zijn de ‘ontvangers’ van de mail merge. Klik op OK om de items toe te voegen en klik in de mail mege wizard op Next.
· Stap 4: In deze stap worden de velden uit de mail merge lijst geplaatst in het Word document. Plaats de cursus op de plek waar een veld moet komen en plaats het veld met de knop ‘Insert Merge Field’:
De velden ‘Title’, ‘Introduction’ en ‘Closure’ zijn toegevoegd:
Om een afbeelding te tonen aan de hand van de URL die in de SharePoint lijst staat, maken we gebruik van een Word field-object met de instructie ‘IncludePicture’. Ga met de cursor op de locatie staan waar de afbeelding moet komen. Maak een field-object aan met de toet combinatie CTRL+F9. Type tussen de { } de instructie:
{IncludePicture "[AfbeeldingMailMergeVeld]"}
Plaats tussen de aanhalingstekens het mail merge veld waarin de URL van de afbeelding staat. In dit voorbeeld levert dit de volgende instructie op:
{IncludePicture "http://servername/picture.jpg"}
Omdat de mail merge nog niet is voltooid, komt op de plek van de afbeeldingen de waarschuwing: ‘Error! bookmark not defined’ te staan. Dit wordt straks opgelost.
· Stap 5: Toont een preview van de leaflet door op de plekken van de mail merge velden de daadwerkelijke tekst te plaatsen.
· Stap 6: De mail merge kan nu worden afgerond. Kies voor de optie ‘Edit individual letters…’ en voer de mail merge uit voor ‘All records’.
De mail merge is nu voltooid. Voor alle rijen uit de Excel spreadsheet is een pagina gecreëerd met de juiste teksten en afbeeldingen. Om de afbeeldingen te tonen moeten de field-objecten nog wel eerst geüpdatet worden. Dit kan eenvoudig door eerst alle pagina’s te selecteren via CTRL+A en dan functie toets F9 in te drukken. De afbeeldingen zullen nu geplaatst worden.
De leaflets kunnen nu geprint of gemaild. Het oorspronkelijke Word document dat is gebruikt voor de mail merge kan, samen met de Excel spreadsheet worden opgeslagen om in de toekomst hergebruikt te worden met eventueel nieuwe gegevens of een nieuwe opmaak.
Handig of niet?