Dutch Information Worker Team Blog

SharePoint 2010 voor Developers - extra informatie

Ingeborg Struijk — Fri, 12 Feb 2010 16:30:00 GMT

En zoals beloofd vind je hieronder de belangrijkste links voor Developers. Gebruik ze om snel up-to-speed te komen, of om te leren over nieuwe onderwerpen. SharePoint 2010 Beta Developer Kit: een aantal SharePoint 2010 labs http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=BFD1603B-7550-4B8E-BE85-4215A5069B90&displaylang=en SharePoint 2010 SDKhttp://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=en&FamilyID=f0c9daf3-4c54-45ed-9bde-7b4d83a8f26f SharePoint 2010 on Windows 7 http://www.harbar.net/archive/2010/02/08/tips-and-tricks-for-running-sharepoint-server-2010-on-windows.aspx Native boot: http://blogs.technet.com/michw/archive/2009/08/01/windows-native-vhd-boot-deployment-scenarios.aspx Managed Metadata for developers, see: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee832800(office.14).aspx (information about the Microsoft.SharePoint.Taxonomy namespace) SP2010 Tooling: · http://cksdev.codeplex.com/ · WSP builder http://keutmann.blogspot.com/2009/12/wspbuilder-2010-beta.html · http://spwcmfeaturegen.codeplex.com/ Helpful tool in generating the schemas of lists, content types, etc. Provider integration with VS2010.· http://imtech.codeplex.com/releases/view/17330 solves problems with custom fields and the spwcmfeaturegen from codeplex Good material on Client Object model:http://blogs.msdn.com/ericwhite/archive/2009/11/20/using-the-sharepoint-2010-managed-client-object-model.aspx SharePoint Application Lifecycle Management Resource Centerhttp://msdn.microsoft.com/dd552992.aspx Patterns & practices SharePoint Guidancehttp://www.microsoft.com/spg Whitepaper: Best Practices: Using Disposable Windows SharePoint Services Objectshttp://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa973248.aspx http://code.msdn.microsoft.com/SPDisposeCheck Enterprise content type hub:http://blogs.technet.com/speschka/archive/2009/10/30/publish-and-subscribe-to-content-types-in-sharePoint-2010.aspx Regarding picture in a button in InfoPath, there is a picture-button-control:http://channel9.msdn.com/posts/laurhar/Create-a-SharePoint-List-using-InfoPath-2010/ Er zijn een heleboel video’s over SharePoint 2010 beschikbaar via Channel9 en Microsoft.com. Hieronder een bescheiden selectie:

New developer tools for SharePoint 2010
http://wm.microsoft.com/ms/msdn/virtuallabs/SharePointIgnite_03/Day1/01-03%20New%20Developer%20Tools%20for%20SharePoint%202010.wmv
SharePoint Development with Visual Studio 2010
http://wm.microsoft.com/ms/msdn/virtuallabs/SharePointIgnite_03/Day1/02-01%20Introduction%20to%20VS2010%20SharePoint%20Tools.wmv
PowerShell
http://wm.microsoft.com/ms/msdn/virtuallabs/SharePointIgnite_03/Day1/01-04%20SharePoint%202010%20Integration%20with%20PowerShell.wmv
Large lists support
http://wm.microsoft.com/ms/msdn/virtuallabs/SharePointIgnite_03/Day2/05-03%20Large%20List%20Support.wmv
SharePoint Client Object Model
http://wm.microsoft.com/ms/msdn/virtuallabs/SharePointIgnite_03/Day2/07-01%20Overview%20of%20the%20Client%20Object%20Model.wmv
Extending search
http://wm.microsoft.com/ms/msdn/virtuallabs/SharePointIgnite_03/Day4/12-01%20SharePoint2010Developer-ExtendingSearch-TheConnectorFramework_2MB_kit.wmv
Security and claims based authentication
http://wm.microsoft.com/ms/msdn/virtuallabs/SharePointIgnite_03/Day5/15-01%20SharePoint2010Developer-SharePoint2010Security-IntroductiontoClaimsbasedSecurity_2MB_kit.wmv

SharePoint 2010 voor IT Pro's - extra informatie

Ingeborg Struijk — Fri, 12 Feb 2010 16:11:00 GMT

Zoals te lezen in m’n vorige blog heb ik net twee SharePoint 2010 trainingen gegeven. Omdat je nooit alle mogelijkheden van SharePoint kunt behandelen in 10 dagen delen we altijd links naar extra informatie met de cursisten. Hieronder vind je de belangrijkste links voor IT Professionals. Gebruik ze om snel up-to-speed te komen, of om te leren over nieuwe onderwerpen. Wordt vervolgd… Veelgestelde vragen:Welke examens komen er voor SharePoint 2010?·         Exam 70-667 - TS: Microsoft SharePoint 2010, Configuring·         Exam 70-573 - TS: Microsoft SharePoint 2010, Application Development ·         Exam 70-668 - PRO: SharePoint 2010, Administrator ·         Exam 70-576 - PRO: Designing and Developing Microsoft SharePoint 2010 Applications(Meer informatie volgt later dit jaar.)Is er een publieke VM die ik kan downloaden?·         Zie: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=0c51819b-3d40-435c-a103-a5481fe0a0d2&displaylang=en (N.B. let op de hardware/software requirements) Handige info voor IT Pro Multi-tenant support in SharePoint 2010http://blogs.technet.com/speschka/archive/2009/11/30/enabling-multi-tenant-support-in-sharepoint-2010.aspx Business Connectivity Services overviewhttp://technet.microsoft.com/en-us/library/ee661740(office.14).aspx Cross-farm service applications: http://download.microsoft.com/download/5/0/C/50C89581-6B10-488D-8526-0EF7D61E65E4/SvsCrossFarm_SharePointProducts2010.pdf PowerShell ·         Voorbeeld code http://poshcode.org/·         E-book: http://powershell.com/cs/blogs/ebook/ http://powershell.com/Mastering-PowerShell.pdf Claims & Identity·         Zeer verhelderende toelichting door Venky Veeraraghavan http://channel9.msdn.com/shows/Identity/Sharepoint-2010-and-Claims-Based-Identity/·         http://channel9.msdn.com/learn/courses/IdentityTrainingCourse/Overview/·         http://channel9.msdn.com/learn/courses/SharePoint2010Developer/SharePoint2010Security/IntroductiontoClaimsbasedSecurity/ ULS viewer (MUST-HAVE voor beheerders)http://code.msdn.microsoft.com/ULSViewer Throttling (en omgaan met lange lijsten in SharePoint 2010)12.http://blogs.technet.com/speschka/archive/2009/10/27/adding-throttling-counters-in-sharepoint-2010.aspx Upgrading to SharePoint 2010http://blogs.msdn.com/arpans/archive/2009/12/29/upgrading-to-sharepoint-2010.aspx   Enterprise content management·         Enterprise Content Type Hub
http://blogs.technet.com/speschka/archive/2009/10/30/publish-and-subscribe-to-content-types-in-sharepoint-2010.aspx http://www.chakkaradeep.com/post/SharePoint-2010-Content-Type-Hubs-e28093-Publish-and-Subscribe-to-Content-Types.aspx
(inclusief schermafdrukken, let vooral op de proxy properties!)·         Content Deployment:o   Plan content deploymennt: http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc263428(office.14).aspx o   Poster: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=en&FamilyID=de010583-e5fe-4c4b-a633-e57312336aef#filelist o   What's new ECM (a.o. Document ID)
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee559353(office.14).aspx Search·         FAST search for SharePoint 2010: capabilities deep dive
http://channel9.msdn.com/posts/matthijs/FAST-Search-for-SharePoint-2010-Capabilities-Deep-Dive/·         Overview of all search offerings:
http://www.microsoft.com/enterprisesearch/en/us/default.aspx ·         Variations and multiple language sites in SharePoint 2010http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms493894(office.14).aspx Er zijn een heleboel video’s over SharePoint 2010 beschikbaar via Channel9 en Microsoft.com. Hieronder een bescheiden selectie: ·         Search http://wm.microsoft.com/ms/msdn/virtuallabs/SharePointIgniteVideos/11_Enterprise_Search_1.wmv ·         Excel Services
http://wm.microsoft.com/ms/msdn/virtuallabs/SharePointIgniteVideos/15_Excel_PerformancePoint_Services_1.wmv ·         Performance Point
http://wm.microsoft.com/ms/msdn/virtuallabs/SharePointIgniteVideos/PerformancePoint_Demo.wmv ·         BCM
http://wm.microsoft.com/ms/msdn/virtuallabs/SharePointIgniteVideos/04_Business_Continuity_Management.wmv ·         BCS
http://wm.microsoft.com/ms/msdn/virtuallabs/SharePointIgniteVideos/13_Business_Connectivity_Services.wmv

Virtuele Ignite trainingen

Ingeborg Struijk — Thu, 11 Feb 2010 20:21:00 GMT

De afgelopen twee weken heb ik met mijn collega Brian Michely online SharePoint 2010 trainingen gegeven (SharePoint 2010 Ignite IT Pro en SharePoint 2010 Ignite Development). Een erg bijzondere en leerzame ervaring, waar ik graag een blog item aan wil wijden. Dit wordt dus voor de afwisseling een blog over virtueel trainen, en dus niet over SharePointe. Overigens: wel gaaf dat er al zoveel materiaal beschikbaar is over SharePoint 2010, waarmee je je kunt voorbereiden op het ontwerpen en ontwikkelen van oplossingen en eventueel migreren van de huidige omgeving naar SharePoint 2010.

Deelnemers
We hadden tussen de 70 en 100 deelnemers (enigszins variërend gedurende de dag): Microsoft collega’s en partners vanuit de hele wereld. Om een beeld te krijgen van de locatie hebben we iedereen een marker laten zetten op de wereldkaart. Het resultaat was beide keren even indrukwekkend, zie onderstaand kaartje. Dat is nog eens een besparing van tijd, reiskosten en air miles! J

Manier van lesgeven
Kennis overdragen aan mensen die je niet ziet moet je leren. Op dag 1 was ik eerlijk gezegd vooral bezig met de tool: ziet iedereen de juiste informatie, hebben we de juiste slides geüpload, doet het geluid het nog, enz. En bovendien werk ik samen met een collega (in een andere tijdzone), die ik wel ken maar ook niet kan zien tijdens de training. Maar na een dag heb je de tool in de vingers, ben je op elkaar ingespeeld en kun je focussen op het overdragen van kennis. Een paar tips/lessons learned/ervaringen:

Gebruik alle mogelijkheden van de tool en wissel ze af.
We hebben gebruik gemaakt van Virtual Training Center (tool van Exsilio). Dit is een tool die draait op basis van Live Meeting. Je kunt polls uitzetten, ‘annotations’ aanzetten zodat iedereen kan schrijven op de slide die je toont, applicaties tonen (net als in LM), chatten (1:1 of met iedereen), en alle deelnemers hebben hun eigen virtuele omgeving voor het uitvoeren van de labs. Daarnaast kunnen de deelnemers cursusmateriaal bekijken en downloaden. De lab-schermen van de deelnemers kun je als docent bekijken. Door alle mogelijkheden van de tool te gebruiken kun je een afwisselende leerervaring bieden.

Vraag input van cursisten. Tijdens de video’s en presentaties kunnen ze niet direct aangeven over welke onderwerpen ze graag meer zouden willen horen. De polls (“wie heeft ervaring met maatwerk zoekapplicaties” enzovoorts) zijn een instrument om een beeld van de ‘klas’ te krijgen, en daarnaast werken de ‘whiteboards’ erg goed. Wanneer we open vragen stelden kwamen er heel veel antwoorden uit de groep terug.
Als docent kun je kiezen of je de pollresultaten wel of niet teruggeeft aan de groep – dat is uiteraard afhankelijk van de vraag die je stelt.

Gevraagd naar de ervaring met het zelf ontwikkelen van zoekfunctionaliteit in MOSS 2007:

Presenteer samen en gebruik dialogen. Dit maakt het levendiger voor de cursisten. Maar ook voor jezelf is het prettig om te horen dat er iemand reageert op wat jij zegt, vragen stelt tussendoor en aanvullingen geeft of samenvattingen.
Bij de presentaties die je alleen houdt is het alsof je een radioprogramma presenteert waar niemand naar luistert.
Geef live demo’s. Dit is een welkome afwisseling van de video’s en labs. Maar bovendien kan de één de demo geven terwijl de andere docent de vragen die de cursisten stellen (=typen in het Q&A panel) aan jou kan stellen. Chatten en een demo geven tegelijkertijd is onmogelijk, maar via je collega wordt de sessie alsnog interactief.
Deel je projectervaringen: praktijkervaringen zijn voor de deelnemers zeer waardevol.
De tool kent een “Handouts” en “Shared notes” sectie, waarin je heel veel extra informatie kwijt kunt, op basis van vragen van deelnemers en je eigen ervaringen.
Hierin kun je een samenvatting zetten van alle gestelde vragen, en alle codevoorbeelden uploaden.
Zorg voor een perfecte internetconnectie, en goed verzorgde catering voor jezelf. De ene dag heb je genoeg gelegenheid om pauzes in te lassen en de andere dag worden alle pauzes gevuld met het oplossen van lab-vraagstukken en opzoeken van informatie voor cursisten. En dan kun je je maar net een sprintje naar de keuken/kantine veroorloven voor een broodje.

En tot slot: wat is het véél! Ik ben nu 10 dagen training aan het geven, en er zijn nog best veel onderwerpen niet aan bod gekomen (Visio services, Access services, testing SharePoint applications…). Ongetwijfeld stof voor masterclasses de komende tijd ;-).

Foutmelding tijdens installatie SharePoint 2010 op Windows 7

Joke Edelman — Thu, 14 Jan 2010 10:12:00 GMT

Laatst SharePoint 2010 op mijn laptop geinstalleerd en het volgende handige artikel gevolgd.

http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee554869(office.14).aspx

Liep alleen tijdens het laten lopen van de configuration wizard tegen de volgende foutmelding aan, waarover ik geen info op het web kon vinden.

An exception of type Microsoft.Office.Server.UserProfiles.UserProfileException was thrown. Additional exceptioninformation: The content type text/html; charset=utf-8 of the response message does not match the content type of the binding (application/soap+msbin1). If using a custom encoder, be sure that the IsContentTypeSupported method is implemented properly.

Uiteindelijk het probleem gevonden en zat in de aanpassing van configuratie zoals beschreven in het artikel. Hierin staat onder step 2 -> punt 9 -> figure 3. Dat onder Microsoft .Net Framework 3.5.1, "Windows Communication Foundation Non-HTTP Activation"

Als je deze "Windows Communication Foundation Non-HTTP Activation" uitzet en daarna de Configuration Wizard weer draait, verloopt de configuratie succesvol.

Dus conclusie: Volg voor de installatie van SharePoint op WIndows 7 het artikel, maar zet "Windows Communication Foundation Non-HTTP Activation", die standaard uit staat, niet aan.

Veel plezier met de nieuwe SharePoint.

Versiebeheer SharePoint 2007 solutions

Joke Edelman — Wed, 13 Jan 2010 11:31:00 GMT

Wie kent het niet, de vraag "Welke versie van de SharePoint solutions zijn geinstalleerd op de ..... omgeving?"

Binnen SharePoint 2007 is het niet mogelijk om te zien welke versie er van een solution op de omgeving is gedeployed. Om dit probleem te omzeilen hanteren wij de volgende richtlijnen betreffende naamgeving bij het ontwikkelen van SharePoint solutions.

Zet het versie nummer van de solution in de naam van de solution b.v. "klantnaam.SharePoint.projectnaam.solutionnaam_v1.0.0.0.wsp". Wanneer het solution id van de solution niet wordt aangepast zal SharePoint de solution ondanks een aangepaste naamgeving gewoon zien als een andere versie van dezelfde solution. Houd deze nummering consequent aan en smokkel niet door 2x een solution met hetzelfde versie nummer op te leveren.

Wanneer je de versie van de applicatie ook beschikbaar wilt maken voor gebruikers met minder rechten dan farm admin (zoals testers in de testfase) zul je nog wat extra acties moeten uitvoeren. Een goede mogelijkheid hiervoor is het door het buildproces laten genereren van een versie.html met hierin het versie nummer.

Unieke documentID's in SharePoint 2010

Sander van den Hoven — Mon, 14 Dec 2009 19:59:00 GMT

In SharePoint 2010 is er een mooie feature geintroduceerd; documentid's. Met documentid's wordt aan ieder document dat in een document library wordt toegevoegd een unieke id toegevoegd. Deze unieke id kan gebruikt worden om het document te vinden en een url te maken die niet meer wijzigt (zogenaamde permanent url). Hiervoor kan de SharePoint search gebruikt worden of een speciaal webpart die gebruikt kan worden om documenten op documentid te vinden. De url die eruit komt is permanent ongeacht de locatie van het document en kan hierom uitstekend gebruikt worden om te gebruiken als verwijzing in webpagina's of andere documenten. Hieronder staan een voorbeeld van de view property page van een document met een document id.

Er zijn al aardige blogs geschreven of documentid's die de functionaliteit weer geven (link1, link2). Hier kan je vinden hoe een document id aan een SharePoint document kan toevoegen en erop kan zoeken.

Echter er is niet veel documentatie te vinden over het schrijven van een alternatief documentid provider waarmee een eigen id genereert kan worden. Dit kan wel wenselijk zijn als om bijvoorbeeld een bedrijfsspecifieke ID te gebruiken. In de blog van Michel van Barneveld heeft Michel beschreven hoe je dit voor elkaar kunt krijgen. Hij gebruikt in de bijgeleverde sample een GUID als documentID maar je kunt dit natuurlijk vervangen door eigen business logic om documentid's te genereren.

SharePoint 2010 elevator pitches

Sander van den Hoven — Thu, 22 Oct 2009 09:50:00 GMT

De SharePoint Conference is gaande en de publicaties omtrent SharePoint 2010 gaan beginnen. De eerste blogs over MSS2010 zijn eruit en op http://sharepoint2010.microsoft.com/Pages/default.aspx kan je al erg veel informatie over SharePoint 2010 krijgen.

Mocht je nog niet weten wat MSS 2010 allemaal biedt of een redelijk beknopt overzicht wilt, kan je de blog van het SharePoint Product Team gebruiken op: http://blogs.msdn.com/sharepoint/archive/2009/10/19/sharepoint-2010.aspx.

En als je zo snel mogelijk met al dit moois aan de slag wil, en bericht wilt krijgen als de beta van SharePoint 2010 publiekelijk gedownload kan worden, kan je je registeren op: http://sharepoint2010.microsoft.com/try-it/Pages/Trial.aspx

Sander van den Hoven

SharePoint Conference 2009 - de Office 2010 client

Ingeborg Struijk — Wed, 21 Oct 2009 08:52:00 GMT

Niet alleen over SharePoint 2010, maar ook over de Office 2010 client wordt veel verteld in Las Vegas. (Het klinkt nu net of ik daar zit, maar ik ben gewoon thuis de streams aan het bekijken.)

Een goede demo van Access 2010 vind je hier: http://channel9.msdn.com/shows/Access/Microsoft-Access-2010-Demo/
Het Access Team blog: http://blogs.msdn.com/access/ ( met daarin de Access 2010 intro http://blogs.msdn.com/access/archive/tags/2010+Intro+Series/default.aspx)

Daarnaast is bekend gemaakt dat een nieuw onderdeel van SharePoint 2010 is: Access Services. Met Access Services kun je Access applicaties via de browser beschikbaar maken.

Een PowerPoint 2010 preview staat hier: http://channel9.msdn.com/posts/LarryLarsen/Get-a-Look-at-PowerPoint-2010/. Eigenlijk is het een presentatie die je met PowerPoint kunt maken (zonder eerst een academische studie te hoeven volgen).

Microsoft SharePoint Server 2010 Evaluation Guide

Nick Stuifbergen — Tue, 20 Oct 2009 08:36:00 GMT

Er is een evaluation guide beschikbaar met als doelgroep de IT professional waarin een introductie en overview wordt weergegeven van de SharePoint 2010 features die het meest bruikbaar zijn voor installatie, managing en configuratie op de sharePoint farm.

Zie onderstaand link:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=en&FamilyID=110318ec-0238-4811-8fc7-ec4399d3c100#Overview

Ik wilde jullie deze link niet onthouden.

/Nick

SharePoint Conference 2009 - Dag 1 - Veranderingen voor ontwikkelaars

Ingeborg Struijk — Tue, 20 Oct 2009 07:11:00 GMT

Tijdens de keynote van de SharePoint conference (hier te bekijken: http://www.mssharepointconference.com/Pages/default.aspx ) is ook een aantal veranderingen voor ontwikkelaars van SharePoint oplossingen bekend gemaakt. Er is door Microsoft zeer veel energie gestoken om de ervaring van ontwikkelaars op het SharePoint platform te verbeteren.

Een (zeer beknopte) samenvatting van de nieuw beschikbare functionaliteit:

Visual Studio:

meer en betere Visual Studio 2010 templates voor SharePoint projecten
Team Foundation Server integratie
Solution Explorer aangepast voor SharePoint features en solutions
visueel web part development
mappen van folders mogelijk, zodat je van relatieve paden gebruik kan maken (voor bijvoorbeeld images)
"one click deploy and debug": debugging verbeterd, F5 :-)

developer dashboard: een speciale weergave van de pagina waarin zeer waardevolle informatie voor ontwikkelaars getoond wordt (o.a. de executie tijd van alle schermonderdelen)
standaard Silverlight integratie
ondersteuning van standaarden (voor accessibility, XHTML, etc.)
zeer sterk verbeterde SharePoint Designer.
SharePoint Designer blijft gratis te downloaden.

Elk onderwerp uit deze opsomming leent zich voor een apart blog item. Dus binnenkort meer informatie...

SharePoint Conference 2009 - Dag 1 - Nieuwe wijzigingen voor eindgebruikers in SharePoint 2010

Nick Stuifbergen — Mon, 19 Oct 2009 20:54:00 GMT

Tijdens de key note session van dag 1 werden een aantal eindgebruiker veranderingen aangekondigd.

Hieronder heb ik de belangrijkste veranderingen opgesomd:

My Site is nu My Profile.
Multiple document checkout zonder dat de pagine meerdere malen refreshed moet worden.
De bekende office ribbon debuteerd in SharePoint 2010 en is tevens terug te vinden in de central administration console.
De mogelijkheid om een document direct te openen vanuit de browser.
De beschikbaarheid van een Tag Cloud
Integratie met FAST search waarbij de functionaliteiten op people search en een betere relevance.
Het is nu mogelijk om notes te plaatsen over een document of een document set.
De mogelijkheid om document sets te creëren als een op zichzelf staand entiteit.

Dit zijn toch echt zaken waar je vrolijk van wordt

Meer volgt!

Nick

SharePoint Conference vandaag van start

Ingeborg Struijk — Mon, 19 Oct 2009 08:36:00 GMT

Vandaag begint de SharePoint Conference in Las Vegas. Keynotes worden gestreamd en zijn live te volgen vanaf de site. Nieuwsberichten vind je hier: http://www.mssharepointconference.com/pages/news.aspx

Leaflets genereren met SharePoint en Word

Eric Dubbelaar — Tue, 22 Sep 2009 13:50:00 GMT

Ik kreeg laatst de vraag of het mogelijk is om met standaard functionaliteit van SharePoint 2007 en Office 2007 leaflets te generen, bijvoorbeeld voor brochures, klantreferenties of productinformatie. De mail merge functionaliteit van Word 2007, gecombineerd met een standaard SharePoint 2007 lijst maken dit mogelijk.

Situatie

De situatie is als volgt: op een SharePoint team site worden promotieacties bijgehouden in een standaard lijst. Deze lijst bestaat uit de volgende kolommen:

Veldnaam	Type	Omschrijving
Title	Single line of text	Korte titel van de promotie
Picture 1	Hyperlink or Picture	URL naar een afbeelding in een SharePoint afbeeldingenbibliotheek
Picture 2	Hyperlink or Picture	URL naar een afbeelding in een SharePoint afbeeldingenbibliotheek
Introduction	Multiple lines of text	Introductie tekst van +/- 20 woorden
Closure	Multiple lines of text	Afsluitende tekst van +/- 50 woorden

En ziet er als volgt uit:

Deze lijst vormt de bron van de leaflets. Iedere regel in de lijst is een aparte leaflet. Om deze lijst te kunnen gebruiken als bron voor een mail merge in Word 2007, moet de lijst geëxporteerd worden naar bijvoorbeeld een Excel Spreadsheet. Het is niet mogelijk om rechtstreeks vanuit Word 2007 data uit een SharePoint lijst halen.

Stap 1: Van SharePoint naar Excel

Via het menu ‘Actions’ kan de lijst naar Excel geëxporteerd worden. Eventueel kunnen de rijen eerst nog gefilterd worden om alleen een gedeelte van de lijst te exporteren.

Excel 2007 wordt geopend en de rijen worden geïmporteerd:

Deze Excel sheet kan nu lokaal worden opgeslagen en dient als bron voor de mail merge in Word.

Note:
Hoewel de rijen gekopieerd zijn naar Excel, bestaat er nog steeds een ‘verbinding’ met de SharePoint lijst. Deze verbinding gaat één kant op, van SharePoint naar Excel. Wijzigingen in de lijst kunnen alleen in SharePoint worden aangebracht. Via de knop ‘Refresh’ op het tabblad Data wordt opnieuw contact gezocht met de SharePoint lijst en worden de items ververst.

Stap 2: Leaflet voorbereiden

De leaflet wordt opgebouwd volgens een vast stramien. Dit stramien, inclusief de opmaak en positie van de teksten worden vastgelegd in een Word document:

Wanneer de opmaak van het leaflet gereed is, kan de mail merge gestart worden.

Stap 3: De mail merge uitvoeren

Via het tabblad Mailings wordt de mail merge wizard gestart. Kies voor de optie ‘Step by Step Mail Merge Wizard…’

Aan de rechterkant van het scherm verschijnt de wizard, die bestaat uit zes stappen:

Doorloop de stappen met de volgende gegevens:

Step 1: Letters -> Next
Step 2: Use the current document -> Next
Step 3: Use an existing list -> Next
- Browse -> Navigeer nu naar de locatie waar de Excel sheet uit stap 1 staat.

Wanneer de lijst geopend wordt, verschijnen alle rijen uit de Excel Sheet. Dit zijn de ‘ontvangers’ van de mail merge. Klik op OK om de items toe te voegen en klik in de mail mege wizard op Next.

· Stap 4: In deze stap worden de velden uit de mail merge lijst geplaatst in het Word document. Plaats de cursus op de plek waar een veld moet komen en plaats het veld met de knop ‘Insert Merge Field’:

De velden ‘Title’, ‘Introduction’ en ‘Closure’ zijn toegevoegd:

Om een afbeelding te tonen aan de hand van de URL die in de SharePoint lijst staat, maken we gebruik van een Word field-object met de instructie ‘IncludePicture’. Ga met de cursor op de locatie staan waar de afbeelding moet komen. Maak een field-object aan met de toet combinatie CTRL+F9. Type tussen de { } de instructie:

{IncludePicture "[AfbeeldingMailMergeVeld]"}

Plaats tussen de aanhalingstekens het mail merge veld waarin de URL van de afbeelding staat. In dit voorbeeld levert dit de volgende instructie op:

{IncludePicture "http://servername/picture.jpg"}

Omdat de mail merge nog niet is voltooid, komt op de plek van de afbeeldingen de waarschuwing: ‘Error! bookmark not defined’ te staan. Dit wordt straks opgelost.

· Stap 5: Toont een preview van de leaflet door op de plekken van de mail merge velden de daadwerkelijke tekst te plaatsen.

· Stap 6: De mail merge kan nu worden afgerond. Kies voor de optie ‘Edit individual letters…’ en voer de mail merge uit voor ‘All records’.

De mail merge is nu voltooid. Voor alle rijen uit de Excel spreadsheet is een pagina gecreëerd met de juiste teksten en afbeeldingen. Om de afbeeldingen te tonen moeten de field-objecten nog wel eerst geüpdatet worden. Dit kan eenvoudig door eerst alle pagina’s te selecteren via CTRL+A en dan functie toets F9 in te drukken. De afbeeldingen zullen nu geplaatst worden.

De leaflets kunnen nu geprint of gemaild. Het oorspronkelijke Word document dat is gebruikt voor de mail merge kan, samen met de Excel spreadsheet worden opgeslagen om in de toekomst hergebruikt te worden met eventueel nieuwe gegevens of een nieuwe opmaak.

Handig of niet?

SharePoint Records Management in de Cloud

Eric Dubbelaar — Tue, 18 Aug 2009 12:34:00 GMT

Ik kreeg een aantal dagen geleden de vraag over schaalbaarheidsscenario's voor een Records Management oplossing gebaseerd op SharePoint. Zoals waarschijnlijk bekend kan via de standaard user interface van SharePoint 2007 maar één Records Center Site per farm gedefinieerd worden. Hoewel dit voor veel middelgrote organisatie geen probleem is, kan dit bij enterprise omgevingen een beperking zijn.

Een zoekactie op Internet leverde een interessante blog post op waar het Windows Azure Platform gebruikt wordt als externe records repository. Een dergelijke oplossing is naast enorm schaalbaar, ook erg interessant wanneer men op zoek is naar een oplossing om bedrijfsrecords veilig op te bergen buiten de muren van de eigen organisatie. Kantekening bij de geschetste oplossing: Je mist wel belangrijke (records management) functionaliteit zoals legal holds, disposition instructions en records routings en in sommige landen (o.a. de US) is het niet toegestaan om informatie te exporteren.

Waarschijnlijk is "Records Management in de Cloud" nog even een bridge to far voor veel organisaties, maar het is naar mijn idee zeker een interessante ontwikkeling om te volgen!

Nieuwsgierig naar SharePoint 2010?

Ingeborg Struijk — Tue, 11 Aug 2009 16:20:00 GMT

Nieuwsgierig naar de volgende versie van SharePoint?! De ‘sneak peek’ website http://sharepoint.microsoft.com/2010/Sneak_Peek/ bevat een aantal video’s waarin een overzicht wordt gegeven van de investeringen die Microsoft heeft gedaan in SharePoint 2010.

Een algemeen overzicht: http://sharepoint.microsoft.com/2010/Sneak_Peek/Pages/Overview-Video.aspx
Voor IT professionals: http://sharepoint.microsoft.com/2010/Sneak_Peek/Pages/IT-Pro-Video.aspx (over o.a. de Central Administration, logging, throttling en recovery)
Voor developers: http://sharepoint.microsoft.com/2010/Sneak_Peek/Pages/Developer-video.aspx (over o.a. het client object model, Silverlight, het developer dashboard en Visual Studio 2010).

Tijdens de SharePoint Conference in oktober zullen de eerste demo’s van SharePoint 2010 worden gegeven, en wordt er meer detailinformatie over SharePoint 2010 bekend gemaakt. Meld je dus snel aan voor dit geweldige evenement in Las Vegas.