Het is weer zover. Word is nog steeds een coole tool 
. Kijk op mijn vorige post om te zien waarom het de vorige keer cool was. Deze keer een stukje over de speciale features van word die ik gebruik. Vooral bij het schrijven van Scenario's / Use-cases gebruik je veel speciale features van Word om alle teksten netjes naar elkaar te verwijzen. O ja, alles wat ik tussen "quotes" zet zijn de officiële word termen.
Wat gebruik ik allemaal in een gemiddeld document:
-
Versienummer opnemen als "document property"
-
Revisienummer "RevNum" opnemen in de footer van een document
-
Automatisch nummeren van de document referenties
-
Alternatieven automatisch laten nummeren
-
Referenties opnemen vanuit het document naar business rules
Versienummer opnemen:
In de document properties van het de use case heb ik een extra property opgenomen om het versienummer op te nemen. Hieronder zie je het extra attribuut en het gebruik binnen het document.
![image_thumb[23]](http://blogs.microsoft.nl/blogs/markwildenberg/image_thumb23_thumb_5C162806.png "image_thumb[23]")
De document properties kun je vinden onder (Word 2010):
-
‘File’
-
‘Properties’ (helemaal aan de rechterkant)
-
‘Advanced properties’
-
Custom tab
-
Bij ‘Name’, version invullen
-
Bij ‘Value’, 0.1 invullen
-
En de property dan toevoegen
Je kan het veld invoegen in je document door
-
Menu, ‘Insert’, ‘Quick parts’, ‘Field’
-
In het ‘field’ venster moet je de ‘DocProperties’ opzoeken
-
en dan de property ‘Version’ opzoeken
![image_thumb[24]](http://blogs.microsoft.nl/blogs/markwildenberg/image_thumb24_thumb_77962A34.png "image_thumb[24]")
Het is even zoeken, maar dan heb je ook wat.
Revisienummer opnemen
Door het opnemen van een revisienummer krijg je een soort automatisch versiebeheer. Bij het opslaan wordt het document revisie nummer automatisch opgehoogd. Revisienummer gebruik je om te kijken of iemand je document gewijzigd heeft (opnieuw opgeslagen). Is het revisienummer hetzelfde dan is je document ongewijzigd. Door het gebruik van het versienummer kun je het versienummer eindelijk op de juiste manier gebruiken. Het versienummer gebruik je om te zien of de content van het document gewijzigd is (de functionele betekenis), dus los van alle grammatica en opmaak wijzigingen.
Revisienummer kun je invoegen door een field in te voegen (zoals bij het versienummer).
-
Menu, Insert, Quick parts, Field
-
In het field venster zoek dan naar het Field ‘RevNum’
Zie ook het bovenstaande plaatje hoe je naar de fields kan navigeren.
Automatisch nummeren van de document referenties
Je document referenties wil je bijhouden in een lijst bovenin het document. Nummer deze referenties niet zelf, maar laat ze nummeren door Word. Doe dit door een genummerde ljist op te nemen.
![image_thumb[25]](http://blogs.microsoft.nl/blogs/markwildenberg/image_thumb25_thumb_010EE8AB.png "image_thumb[25]")
Het grote voordeel van een genummerde lijst is dat je deze heel eenvoudig kan her-gebruiken door middel van verwijzingen in je document. Voor een verwijzing ga naar:
-
Menu, Insert, Cross-Reference
-
Selecteer Reference type ‘Numbered item’
-
En insert a reference to ‘Paragraph number’
-
Selecteer de juiste referentie en Click op insert
Daarmee wordt op de gewenste positie in het document een link aangelegd naar deze referentie. Deze link wordt getoond als het referentie nummer, in dit geval [1].
Alternatieven automatisch laten nummeren
Ondertussen begin het al een redelijk geavanceerde cursus Word te worden :-). Het volgende gebruik ik specifiek voor het schrijven van Use cases. Use cases hebben 1 basic flow hebben en meerdere alternatieve flow’s. Het is handig om een aparte stijl op te nemen om deze alternatieven automatisch te laten nummeren. Daarmee kun je ook weer heel eenvoudig cross-references opnemen in je document die direct de juiste flow laten zien (mooi he!).
![image_thumb[22]](http://blogs.microsoft.nl/blogs/markwildenberg/image_thumb22_thumb_2D4B6F8F.png "image_thumb[22]")
Als je zover bent om je eigen stijl aan te maken is het ook tijd om na te denken over een eigen template (dat mag je zelf doen). Voor het aanmaken van een nieuwe stijl doe dan het volgende (de nummertjes kun je terugvinden in het bovenstaande plaatje):
- Menu, ‘File’, ‘Style’ (dat mini knopje onderin de ‘ribbon’)
- Het ‘styles’ venster verschijnt aan de rechterkant
- Selecteer het ‘new style’ knopje onderin het ‘styles’ venster
- Kies een basis stijl op basis waarvan je het alternatief wil nummeren (bijv. ‘Num heading 3’)
- Selecteer ‘Fomat’, ‘Numbering’
- En in het popup venster, ‘Define new Number format’
- En creëer het gewenste formaat. Ik gebruik [##] als formaat
Daarna verschijnt de stijl in het ‘Styles’ venster en kun je deze in je document gebruiken. Als je de stijl gebruikt in je document dan komt deze ook terug in de ribbon zoals je in het bovenstaande plaatje kan zien.
Verwijzingen opnemen naar business rules
Tot slot nog de business rules. Vanuit de basic en alternative flows die je beschrijft wil je ook de belangrijkste business regels opnemen zonder ze in detail te beschrijven. De tekst moet zo leesbaar mogelijk gehouden worden. Dus wil je verwijzen naar een paragraaf met daarin een detaillering van de business regel. Wat je daarvoor het beste kan doen is een ‘cross reference’ op nemen naar de betreffende paragraaf.
Bijvoorbeeld:
1. Actor vult de order gegevens aan en geeft aan dat de gegevens opgeslagen kunnen worden.
2. Systeem controleert de order gegevens (6.2.1) en slaat de gegevens op (6.2.2)
In dit voorbeeld worden een controle en het opslaan verder uitgewerkt in de betreffende paragraven. Door een ‘cross reference’ op te nemen wordt je document altijd bijgewerkt met de juiste paragraaf nummers en kun je door erop te klikken (Ctrl mouse click) doorspringen naar de paragraaf. Met de ctrl pijltje naar links spring je weer terug.
Tot slot
Tot zover alle features die ik gebruik. Ik heb mezelf alle sneltoetsen aangeleerd zodat ik heel snel referenties en fields in kan voegen. Het vergt enige gewenning, maar daarna kun je heel snel documenten schrijven / wijzigen. Tevens kun je veel eenvoudiger door je document heen navigeren. Veel succes en tot de volgende post...