Daar istie weer. De afgelopen weken heb ik me enorm druk gemaakt om het testen van Software. De requirments en de informatie analyse verdwenen naar de achtergrond, maar nu weer even tijd. In deze post een kort blik hoe je om kan gaan met je versie strategie en hoe je de verschillende functies van Word kan gebruiken om de verschillen tussen de versies duidelijk te maken! Ik stond versteld van alle verborgen mogelijkheden, nu jullie nog.
Welke versie elementen houd ik bij
Het is van groot belang om tijdens het schrijven van je requirements een versie strategie aan te houden. In een document zorg ik ervoor dat ik de volgende versie elementen bijhoudt:
- Status: (handmatig, draft, concept, final)
- Versienummer (handmatig ophogen ==> major, minor nummer)
- Datum (automatisch bij aanpassen)
- Revisienummer (automatisch bij opslaan)
En die versie elementen vind je consistent terug in het document in zowel het voorblad als de footers.
Daarnaast heb je de revisie tabel, waarin je bijhoudt welke versies van het document er zijn. Deze moet je natuurlijk met de hand bijhouden en voorzien van inhoudelijke informatie. Let op! Alleen bijhouden wat er gewijzigd is en niet waarom. Het waarom kun je bijhouden in een apart beslissingslog achter in het document, maar houd je niet bij in het versiebeheer.
En daar heb ik de volgende strategie bij bedacht (mooi woord he)
- Grammatica en tekstuele wijzigingen ==> geen versie (alleen een revisie nummer / datum)
- Review commentaar, fouten en uitbreiding, minor versie nummer ophogen
- Aanpassing in doelstelling van het document, major versie nummer
Wat doe ik daarvoor in Word
Ik gebruik Word om automatisch bij te laten houden of mijn document gewijzigd is. Ik gebruik daarvoor de standaard Word velden Saved Date en het Revision number. Daarnaast wil ik mijn versienummer en status op meerdere plaatsen terug laten komen in het document en deze maar 1* bijhouden. Daar gebruik ik de custom attributen voor. Dit hoofdstuk laat zien hoe je dit kan bereiken.
De Standaard Word Velden
Je wilt je lezers van je document altijd op de hoogte houden of een document wijzigt. De handigste manier is het gebruik van twee velden, datum en het revisienummer. Doordat Word deze velden voor je bijhoudt weet je altijd zeker of het document een keer gewijzigd is (lees opgeslagen) en hoeveel revisienummers daartussen zitten (hoeveel keer opgeslagen).
Doe het volgende
- Ga op de plaats staan waar je het revisie nummer wil invoegen (mijn geval de footer)
- Selecteer de Insert tab
- Ga naar Quick Parts en selecteer Field.
Daarna verschijnt het Field venster.
- Selecteer het veld RevNum
- Met het gewenste formaat
- En bevestig je keuze door op Ok te drukken
Je kan deze stappen eventueel herhalen voor de datum waarop het document is opgeslagen. Selecteer dan in plaats van RevNum het SaveDate veld.
De custom attributen
Doordat het versienummer en de datum op meerdere plaatsen terugkomt, wil je deze ook maar 1* in je document opslaan. Zodat je het nummer maar 1* hoeft aan te passen als je een wijziging doorvoert aan het document. Gelukkig heeft Word een aantal voorzieningen daarvoor. In de volgende stappen een kort uitleg.
Doe daarvoor het volgende:
- Ga naar het menu, File
- Selecteer Properties
- En kies voor Advanced Properties
Dan verschijnt het advanced properties venster. Het leuke van dit venster is dat je eigen attributen kan aanmaken die je in de rest van je document kan gebruiken. Doe het volgende om bijvoorbeeld een Version attribuut aan te maken:
- Selecteer het Custom tabblad
- Vul de naam van het attribuut in Version
- Vul de waarde in, 0.1
- Selecteer de Add button om het attribuut met waarde toe te voegen aan het document
- En zie deze terugkomen in de lijst met tags
Doe eventueel hetzelfde voor het veld Status.
Nu hebben we een aantal attributen met waarden toegevoegd aan het document. Nu gaan we deze nog gebruiken in het document. Ga daarvoor op de positie staan waar je de waarde wil gebruiken. In mijn geval het voorblad, om het versienummer toe te voegen. Doe het volgende:
- Ga in het document staan waar je het versienummer wil invoegen
- Selecteer in het menu, Insert
- Ga naar QuickParts en selecteer Field
Zorg er nu voor dat je het juiste veld selecteert en toevoegt aan je document. Doe het volgende:
- Selecteer het veld DocProperty (hoe verzin je het)
- Selecteer de property Version (die je zelf hiervoor hebt aangemaakt)
- En druk op Ok om te bevestigen
Doe hetzelfde voor de Status (indien je die ook wil hebben)
Wil je nu je document aanpassen dan hoef je alleen maar naar de de Advanced Properties terug (eerste stap uit deze paragraaf) en daar het versienummer aan te passen en eventueel de status. Daarna worden alle velden automatisch voorzien van het nieuwe nummer (wel nog even een update laten doen voor het afdrukken).
Tot Slot
Ik heb je een manier laten zien om Word voor je te laten werken. Zelf moet je de versienummers en status bijhouden aangezien Word niet voor je kan bedenken wanneer de versie wijzigt. Wel kan Word datum en de revisie voor je bijhouden. Door op deze manier met Velden en Custom Attributen weten je lezers altijd weten wanneer er iets gewijzigd is en of ze de juiste versie hebben. Je maar op 1 plaats het versienummer bij te houden. Je kunt dus het versienummer op meer plaatsen terug kan laten komen wat weer mooiere documenten geeft, met meer informatie.
Ik heb meer Word posts geschreven. Hier een overzicht: