Eén van mijn favoriete features in SharePoint Online is de external sharing mogelijkheid. Hiermee is het mogelijk om externe gebruikers toegang te geven tot een SharePoint Online team site zonder dat je hiervoor een account (en bijbehorende licentie) hoeft aan te maken. Je voegt de gebruiker simpelweg toe op basis van een e-mail adres. Dit e-mail adres moet wel gekoppeld zijn aan een Live ID om in te kunnen loggen (zie ook: Associate an email address with Windows Live ID).
Je hoeft niet langer grote e-mail bijlagen te sturen, verschillende revisies van documenten samen te voegen of onduidelijkheid te hebben over wat de laatste versie is van een bepaald document. Alles centraal, op één locatie en voor iedere (geautoriseerde) gebruiker beschikbaar. En zeg nou zelf, dat is toch wat we allemaal willen? :-)
In deze post (die al een tijd op mijn to-do lijstje stond) kort de stappen die je moet doorlopen om gebruik te kunnen maken van de external sharing functionaliteit in SharePoint Online.
Stap 1: Extranet site collectie aanmaken
Maak via de SPOnline Admin portal een aparte site collectie aan voor de extranet toepassing. Dit is niet technisch niet noodzakelijk, maar houdt het vanuit beheerperspectief wel overzichtelijk.
Stap 2: External Sharing feature activeren
Om een site te kunnen delen met externe gebruikers, dienen twee features geactiveerd te worden. Een op SPOnline Admin niveau en een op Site Collectie niveau.
SPOnline
Onder Site Collections –> Settings –> Manage External Users:
Selecteer ‘Allow’ om de external users feature te activeren. Standaard staat deze op ‘Deny’:
Site Collectie
Navigeer nu naar de site collectie die je hebt aangemaakt in stap 1 (of waar je externe gebruikers wil uitnodigen). Onder Site Actions –> Site Settings –> Site Collection Features:
Activeer de feature ‘External Users Invitations’. Nu kunnen we externe users gaan uitnodigen op deze site collectie. Wil je deze mogelijkheid ook op andere site collecties, dan zul je deze feature op al deze site collecties moeten activeren.
Stap 3: Externe gebruikers uitnodigen
Om externe gebruikers uit nodigen kies je onder Site Actions –> Share Site:
Geef vervolgens de e-mail adressen van de personen op die je wilt uitnodigen. Je kunt ze toevoegen aan de SharePoint groep ‘Visitors’ waardoor ze alleen leesrechten krijgen, of aan de groep ‘Member’ waardoor ze lees en schrijfrechten krijgen. Schrijf eventueel nog een beschrijvende tekst bij de uitnodiging en klik dan op ‘Share’ om de uitnodiging te versturen.
That’s all! Handig of niet? Je kunt nu natuurlijk allerlei scenario’s bedanken waarop bovenstaande van toepassing is. Zelf kreeg ik de vraag naar de mogelijkheid om met SharePoint Online, klantdossiers aan te maken. De external sharing functionaliteit biedt hier een prima oplossing voor, die ook nog eens erg goedkoop is.
Voor de eerste 50 externe gebruikers hoef je namelijk geen licenties aan te schaffen. Heb je meer dan 50 externe gebruikers tegelijk nodig, dan kun je additionele licenties aanschaffen voor een prijs die onder die van een K1 plan ligt.
Meer informatie: Share a site with external users.
Via de link www.sharepointconference.com kun je je vanaf nu registreren voor de SharePoint Conference 2012 in Las Vegas. Van 12 t/m 15 November is er een vol programma dat in het teken van de nieuwe versie van SharePoint, met de codenaam SharePoint 15. Als je er snel bij bent, gelden er 'early bird' kortingen. Wij zullen er zijn en hopen jullie daar te zien.
Be a part of the excitement, as we announce that registration is now open for SharePoint Conference 2012!
November 12-15, 2012 in Las Vegas, we will share the inside scoop on the next version of SharePoint, codenamed "SharePoint 15". Attendees will have the opportunity to engage with the community, share insights, and learn about what’s coming next directly from the SharePoint team.
Mijn Deense collega Jesper Osgaard heeft een mooie blog post geschreven met een overzicht van alle SharePoint Online features per Office 365 Service Plan.
Comparing features in SharePoint Online across Office 365 Service Plans
In my meetings with customers and partners I'm often asked which SharePoint Online features are found in which Office 365 Service Plans.
Its possible to find a high-level comparison here, but to provide a more granular view I've compiled six tables corresponding to each of the six capabilities in SharePoint; Sites, Communities, Content, Search, Insights, and Composites.
Je vindt het blog hier: http://blogs.technet.com/b/lystavlen/archive/2012/05/10/comparing-features-in-sharepoint-online-across-office-365-service-plans.aspx.
Zeker het bekijken waard!
Met enige regelmaat krijg ik de vraag of ik goede (online) trainingsmaterialen weet voor mensen die nieuw zijn in SharePoint-land. Een begrijpelijke vraag, want het oerwoud dat ‘SharePoint resources’ beslaat is groot, diep en niet zonder gevaar.
Onderstaand een overzicht dat ik eerder heb opgesteld van trainingen en andere resources die vanuit Microsoft beschikbaar zijn voor partners. Lang niet volledig, maar wel een goed vertrek punt:
Get started with Microsoft SharePoint 2010
Use the modules in the Getting Started series to help you learn what Microsoft SharePoint Server 2010 can do for you, how it works, how to create a site, and more.
SharePoint 2010 Licensing Overview
This course will help you understand which SharePoint 2010 products and corresponding SKUs will best benefit your customers.
Microsoft SharePoint Server 2010 Learning and Readiness Resources for Solutions Partners and ISVs
Solutions partners and independent software vendors (ISVs): We’ve designed a learning path to help you update your Microsoft SharePoint Server 2010 skills or acquire new ones. Find sales and technical training.
Advanced training for SharePoint 2010 View the advanced modules to learn about topics such as core architecture, security, enterprise search, composite solutions, business intelligence, and more.
TechNet Learn SharePoint Server 2010
Featured Training for IT Pros, o.a. SharePoint 2010 Enterprise Search, SharePoint for Internet Sites, SharePoint Enterprise Content Management, SharePoint Server 2010 Business Composites Training en SharePoint Server 2010 Business Intelligence Insights Training.
Doe er je voordeel mee! En mocht je aanvullingen hebben, dan hou ik mij graag aanbevolen…
Ik kreeg vanmorgen een e-mail van e-office met een leuk voorbeeld van een sandbox solution voor SharePoint Online/Office 365 die door een van hun collega’s is gemaakt:
“Gisteren heeft e-office de EURO 2012 voetbalpoule gepubliceerd op CodePlex. Deze poule kan worden geïnstalleerd op SharePoint 2010 on premise, maar ook als sandbox solution voor SharePoint Online in Office 365. De komende dagen wordt nog extra functionaliteiten toegevoegd, maar de poule kan nu al worden gedownload via http://euro2012.codeplex.com/. De oplossing is ontwikkeld door e-office collega en Unsung SharePoint Hero Alon Havivi en wordt als community project aangeboden.”
Leuk! Als je zelf ook mooie voorbeelden van de uitbreidingsmogelijkheden van SharePoint Online hebt, let me know!
Ik kreeg zojuist de eerste uitnodiging voor de SharePoint Conference 2012. Hét Microsoft-event voor de SharePoint community vindt dit jaar plaats op 12 t/m 15 november in Las Vegas, NV.
Wat we natuurlijk eigenlijk al verwacht hadden, staat er nu echt:
“Be a part of the excitement, as we share with you the inside scoop on the next version of SharePoint. Engage with the community, share insights, and learn about what’s coming next, from the people who built the product.
Don’t miss this opportunity to join us in Las Vegas at the Mandalay Bay.”
Registreren kan vanaf half mei via: http://www.sharepointconference.com. Wij zijn er bij, jij hopelijk ook?