Vorige week heb ik een ‘polletje’ gedaan; er zaten ongeveer 400 managers in de zaal. Meer dan de helft stak de hand op toen ik vroeg wie er meer dan 60 emails per dag krijgt…
Email is niet meer weg te denken. Een bedrijfskritische toepassing – als je het uit zet lopen belangrijke communicatiestromen vast, komt de bedrijfsvoering in gevaar. Dit was 20 jaar geleden, toen email voor het eerst werd toegepast, ondenkbaar.
Onderzoek vertelt dat de helft van de werkende Nederlanders meer dan 2 uur per dag emails leest c.q. er op reageert; en dat voor 15% dat zelfs meer dan 4 uur is! Stel je voor, je gaat met pensioen, na 40 jaar, en je realiseert je ineens dat je de helft van je werkende leven, 20 jaar, door hebt gebracht met emails lezen…Is het vreemd dat we over een emailcultuur spreken?
Bovenop email is onder andere door de mobiele telefoon het telefoonverkeer ook sterk gegroeid. Maar in het zakelijke verkeer begint en eindigt 60% van de telefoontjes in de voicemail-box van de ontvanger…
Digitale communicatie-tools zoals email en mobiele telefonie hebben ons ongetwijfeld veel gebracht. Tegelijkertijd zijn de emailbox en de voicemailbox een soort buffer geworden tegen de snelheid van, of overvloed aan, rechtstreekse communicatie. Waardoor het juist niet bijdraagt aan het versnellen van processen of verhogen van de productiviteit!
Een andere productiviteitsremmer: files. Ondanks de mogelijkheid 'overal' te werken sluiten we allemaal ‘vrolijk’ aan in de file. Met succes: de filedruk in Nederland is in 2006 met 6% gestegen en zal waarschijnlijk in 2007 met rond de 10% stijgen….Wat belemmert ons om technologie optimaal te gebruiken? Er is een kans voor een hogere productiviteit. En waarschijnlijk ook vitaliteit, want van in de file staan wordt je niet echt opgewekter…
Tja, wat belemmert ons. Allereerst, kijk in de spiegel. Uiteindelijk ben je het zelf die in de file gaat staan. Bijvoorbeeld omdat je bij die ene vergadering wilt zijn en niet inbelt. Met goede redenen waarschijnlijk: omdat het niet gebruikelijk is binnen de organisatie, of omdat je je dan genegeerd voelt, of je punt niet goed kan maken, of wat voor beperkingen de telefoon ook heeft als communicatiemiddel. Het kan natuurlijk ook zijn dat je manager nog wat paternalistische trekjes heeft en veel ontleend aan het feit dat ‘iedereen er is’. Managers in Nederland, begin vandaag je ontdekkingsreis naar sturen op output in plaats van aanwezigheid. Geef je mensen de ruimte om hun drukke privé-en werkleven optimaal in te delen. Help ze te verschuiven van ‘naar het werk’ naar ‘aan het werk’. En geef zelf het goede voorbeeld. Met oog voor ‘het fysieke minimum’.
Ten tweede, het heeft ook met de technologie zelf te maken. Inbellen op een vergadering voelt voor mij een beetje als besturen van een helikopter met geblindeerde ramen: je mist een cruciaal zintuig. Live beelden geven een hele andere ervaring. We testen nu intern een paar weken met Microsoft Roundtable, een videoconferencing systeem met 360 graden camera en een set hoge kwaliteit microfoons. Het is een enorm verschil: je ziet de andere deelnemers, en zij jou! Nooit gedacht dat het verschil zo groot zou zijn. En zo gemakkelijk om te gebruiken. Er gaan de komende jaren denk ik nog veel van dit soort betaalbare systemen komen voor videoconferencing.
Maar het gaat niet alleen om in een online omgeving effectief vergaderen. Nieuwe technologie onder de verzamelnaam 'Unified Communications' sluit bedrijfsprocessen en online communicatie naadloos op elkaar aan. Het integreren van ‘presence-’informatie in het bedrijfsproces bijvoorbeeld. Waardoor je ziet of iemand bereikbaar is (een groen bolletje in paats van geel, oranje of rood). En je met een klik kunt besluiten te chatten of te bellen. Geen telefoonnummer of email-adres opzoeken. En, voor de ontvanger, geen email of voicemail erbij. Realtime communicatie integreren in het bedrijfsproces. Bijvoorbeeld wanneer je snel goedkeuring voor iets moet hebben en iemand van de directie of wie dan ook moet goedkeuren. In één oogopslag zien wie je daarvoor kunt benaderen.
Microsoft Roundtable
De eerste winst van digitale communicatie was de snelheid en de efficiëntie. We gaan nu het tijdperk in waarin minder emailverkeer gaat leiden tot verhoogde productiviteit en versnelde processen. Zijn jullie er klaar voor?