MailTips: Makes Life Easier!

Peter Noorderijk — Thu, 17 Dec 2009 10:40:00 GMT

Wisten jullie dat er een website is genaamd: Make Life Easier? http://www.make-life-easier.com. Hier kunnen spullen gekocht worden die het leven of het werken op verschillende gebieden veraangenamen. Nu ken ik sinds kort ook iets wat het werken een stuk aangenamer maakt: MailTips! Deze MailTips krijg je gratis en voor niets bij Exchange 2010 ;-)

MailTips zijn informatieve berichten die weergegeven worden in Outlook 2010 of in Outlook WebApp wanneer gebruikers een e-mail bericht opstellen. Exchange Server 2010 analyseert het bericht, inclusief de lijst van ontvangers aan wie het bericht geadresseerd is. Wanneer Exchange 2010 een potentieel probleem of risico detecteert dan wordt de gebruiker hierop geattendeerd middels een MailTip. Met behulp van deze MailTip kan de gebruiker besluiten het e-mail bericht aan te passen of zelfs niet te versturen.

Veel support calls die bij de helpdesk binnenkomen zijn gerelateerd aan niet aangekomen e-mail berichten. Exchange 2010 zorgt middels MailTips ervoor dat het aantal support calls bij de helpdesk op dit gebied teruglopen door gebruikers te informeren over:

- Restricties die op organisatie niveau geconfigureerd zijn met betrekking tot de maximale grootte van een e-mail bericht of het maximaal aantal ontvangers van een e-mail bericht;

- E-mail adressen die niet meer bestaan;

- Ontvangers waarvan de mailbox tegen een ingesteld quota aanzit.

Daarnaast zijn er vervelende situatie die met behulp van MailTips voorkomen kunnen worden. Het beantwoorden naar iedereen van een e-mail bericht terwijl je in de BCC staat kan vergaande gevolgen hebben… een MailTip attendeert je hier gelukkig op.

Welke MailTips worden wanneer getoond?

Nu we zojuist hebben gelezen waarom MailTips zo nuttig zijn wil ik nu verder inzoomen op wat voor een type MailTips er zijn en hoe de techniek achter MailTips werkt. De volgende tabel geeft de verschillende soorten MailTips weer:

MailTip	Scenario
Ongeldig intern e-mail adres	Wanneer er een e-mail wordt verstuurd naar een intern e-mail adres dat niet meer bestaat wordt hier melding van gegeven. De MailTip verteld de gebruiker dat er e-mail wordt verstuurd naar een niet bestaand e-mail adres.
Mailbox vol	Wanneer je een e-mail wilt versturen naar een persoon waarvan de mailbox vol zit (er van uitgaande dat er een quota is ingesteld) dan wordt hier een melding van gegeven. De MailTip geldt voor het moment waarop het e-mail bericht wordt samengesteld. Wanneer het bericht niet meteen wordt verzonden wordt de MailTip om de twee uur ge-update.
Automatic Replies	Automatic Replies is de nieuwe uitdrukking voor Out Of Office Replies. Wanneer je het e-mail adres van iemand die Automatic Replies heeft ingeschakeld in het “aan” veld invult zal hier melding van worden gemaakt.
Een ontvanger met restricties (Restricted Recipient)	De Restricted Recipient MailTip wordt getoond wanneer je in het veld ‘aan’ een e-mail adres invult waaraan jij geen e-mail mag sturen.
Externe geadresseerden	Wanneer je een e-mail adres invult dat niet behoord bij de interne organisatie wordt er een MailTip getoond dat je een e-mail buiten de organisatie gaat sturen. Standaard staat deze MailTip overigens niet ingeschakeld.
Groot aantal geadresseerden	Deze MailTip wordt getoond wanneer je een e-mail bericht naar een groot aantal personen tegelijk stuurt. Standaard wordt deze MailTip getoond bij 25 of meer geadresseerden. Dit aantal kan aangepast worden door de zogenaamde large audience size voor de organisatie in te stellen.
Een gemodereerde ontvanger (Moderated Recipient)	Wanneer je een e-mail stuurt naar een e-mail adres dat gemodereerd wordt dan ontvang je hiervan keurig een melding. Het kan dus zijn dat er een vertraging op treedt omdat de e-mail eerst beoordeeld wordt door een moderator. De MailTip kan je attenderen op deze vertraging en de controle die plaats vind.
Beantwoorden naar iederen in geval van Bcc	Wanneer je een e-mail ontvangt waarbij jouw e-mail adres in het BCC veld staat en je wil naar iedereen beantwoorden wordt je hiervoor gewaarschuwd.
Een te groot e-mail bericht	Wanneer het e-mail bericht dat je aan het opstellen bent groter is dan de toegestane omvang van een e-mail bericht wordt er een MailTip getoond
Custom	Naast de vooraf gedefinieerde MailTips kun jezelf ook MailTips opstellen. Als er binnen de organisatie bijvoorbeeld een mailbox is die niet actief beheerd wordt dan kun je een MailTip configureren die aangeeft dat er e-mail gestuurd wordt naar een niet beheerde mailbox.

De techniek achter MailTips

MailTips zijn geïmplementeerd als een Web service in Exchange 2010. Wanneer je een bericht aan het opstellen bent dan maakt Outlook 2010 of Outlook Web App verbinding met de Exchange Web Services op de server waarop de Exchange 2010 Client Access Rol is geïnstalleerd. De lijst met geconfigureerd MailTips wordt dan opgevraagd. Exchange 2010 stuurt de MailTips die van toepassing zijn op het bericht naar de client en de client toont deze vervolgens aan de gebruiker. Enkel Outlook Web App en Microsoft Outlook 2010 worden als client ondersteund voor deze functionaliteit.

De MailTips worden gelukkig op de client gecached zodat bij het verwijderen van een geadresseerd en vervolgens de geadresseerde weer toevoegen de Client Access server niet opnieuw benaderd hoeft te worden. De toepasbare MailTips worden in één batch naar de client verzonden zodat ze allemaal tegelijk gepresenteerd worden aan de gebruiker. De Client Access server gebruik Active Directory, de mailbox van de geadresseerde en lokale Group Metric data als bron voor het samenstellen van een MailTip.

Schematisch ziet dit er als volgt uit:

1. De mail client vraagt de MailTips die van toepassing zijn op het bericht op via de Web Services op de Client Access server.

2. De Client Access Server verzameld de MailTip data;

a. De Client Access server doet een Active Directory querie en leest de Group Metric data uit;

b. Wanneer de geadresseerd een mailbox heeft in de lokale site, dan checkt de Client Access server bij de Mailbox server of Automatic Replies en Mailbox vol MailTips van toepassing zijn. Wanneer de mailbox zich in een andere site bevind dan vraagt de Client Acces server de informatie op via de Client Access server in de andere site.

c. De Client Access server op de andere site vraagt vervolgens weer de informatie op bij de lokale Mailbox server;

d. De Client Acces server op de ander locatie geeft vervolgens de informatie weer terug aan de Client Access server op de lokale site.

3. De MailTip wordt naar de client gestuurd en getoond.

Het beheren van MailTips

Het beheren van MailTips gebeurd voor het grootste gedeelte vanuit, jawel: de EMS :-D Wanneer je een installatie van Exchange 2010 doet zijn MailTips automatisch ingeschakeld. Zijn ze om wat voor een reden dan ook uitgeschakeld kun je ze met het volgende commando weer inschakelen:

Set-OrganizationConfig -MailTipsAllTipsEnabled $true

De Large Audience MailTip wordt getoond wanneer je een e-mail bericht naar een groot aantal personen tegelijk stuurt. Standaard wordt deze MailTip getoond bij 25 of meer geadresseerden. Dit aantal kan aangepast worden nar bijvoorbeeld 50 door de zogenaamde large audience size voor de organisatie in te stellen, dit kan met het volgende commando:

Set-OrganizationConfig -MailTipsLargeAudienceThreshold 50

De MailTip External Recipients is afhankelijk van de Group Metrics MailTip. Daarom moet eerst de Group Metrics MailTip worden ingeschakeld en daarna de External Recipient MailTip:

Set-OrganizationConfig –MailTipsGroupMetricsEnabled $trueSet-OrganizationConfig -MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled $true

De Automatic Replies en Mailbox vol MailTip zijn gebaseerd op de mailbox data. Deze beide MailTips staan standaard aan. Wil je het dan wel uitzetten dan wel aanzetten kan dat met het volgende commando:

Set-OrganizationConfig -MailTipsMailboxSourcedTipsEnabled $true / $false

Zoals al eerder aangegeven kun je zelf ook MailTips samenstellen. Stel dat ik alleen op maandag, woensdag en vrijdag werk dan kan ik hiervoor een MailTip aanmaken met het volgende commando:

Set-Mailbox –Identity “Peter Noorderijk” –MailTip “Op dinsdag en donderdag ben ik niet op kantoor en zal daarom op die dagen geen e-mail beantwoorden.”

Maar stel dat ik nu ook nog een aantal Engelstalige collega’s heb. Die begrijpen van bovenstaande MailTip natuurlijk weinig. Ook hier is aan gedacht!

Set-Mailbox –Identity “peter.noorderijk@netwerk.intern” –MailTip “Op dinsdag en donderdag ben ik niet op kantoor en zal daarom op die dagen geen e-mail beantwoorden.”

$Temp = Get-Mailbox peter.noorderijk@netwerk.intern$Temp.MailTipTranslations += “UK:On Tuesday and Thursday I’m not at the office and will therefore not answer my e-mail.”Set-Mailbox –Identity peter.noorderijk@netwerk.intern –MailTipTranslations $Temp.MailTipTranslations

Wat mij betreft zijn de MailTips echt van toegevoegde waarde en het scheelt veel vragen en frustraties. Veel succes allemaal bij het implementeren van MailTips en Exchange 2010!!

Search results matching tags 'Exchange Server 2010' and 'Outlook Web App'

MailTips: Makes Life Easier!